HSF (Summer) 2015 ja puoli
Lopullinen päätetty nimi siis HSF15½
----Tämä on tapahtuman järjestäjien sisäinen muistiosivu----
-- Täältä ei kannata lähteä etsimään esim. tapahtumainfoa --
jotkut asiat toteutuivat, jotkut jäivät vain suunntelmiksi
virallisessa ohjelmassa on vain toteutuva ohjelma
mene mieluummin tuonne --> http://kirjoitusalusta.fi/HSF1512
Lisäinfoa liittyen ilmoittautumisiin:
maksu saatu tiliotteella näkyvien lisäksi seuraavilta:
Toni, M.Hämäläinen
Tällaistakin oli ajateltu joskus tapahtumaa luonnosteltaessa
Jokaiselle osallistujalle jaetaan nimikyltti ja Ohjelma joka sisältää osoitteet, kellonajat ja yhteystiedot.
Tarvitaan vastuuhenkilöitä seuraaviin tehtäviin, ei tarvitse olla tehtävä per henkilö
- tapahtumavastaava
- ilmoittautumiset
- ruokailuvastaava
- robokisa
- excursio
- järjestysmies
(jssmk voi hoitaa hacklab.fi-suunnittelua, mutta joutuu lähtemään lauantai-illaksi pois)
- avataan julkinen ohjelmarunko jossain muualla
Nettisivujen puolella on olemassa sivuluonnos, joka on lähes valmis julkaistavaksi
Tämmöinen huomio lomakkeesta löytyi:
10:07 <temmi_hoo> ahh nyt tiiän missä se failas
10:08 <temmi_hoo> jos laitan siihen että 15 euroa niin se valittaa punasella että minimi on 15
10:08 <temmi_hoo> pitää laittaa vähintään 17 että ei valita
10:11 <temmi_hoo> sain saman viitenumeron uudelleen
...
10:40 <rambo_> jssmk: minimiksi tunkattu 5eur (eli arvon pitää olla enemmän kuin 4 (eikä enemmän kuin 15 kuten oli ennen)
Osallistumisesta
- yritetään saada kaikilta osallistujilta, lyhyesti käyviltä vierailijoita, talkoolaisita ym. ilmoitautuminen lomakkeen kautta, ei ohi ilmoittautumisen, jotta kokonaisosallistujamäärä, yhteisruokalijoiden määrä ja oheistoimintaan osallistujat ovat aina tiedossa
- tässä on kyse siitäkin, että kuinka monta meitä edes mahtuu tilaan
- 15 euron osallistumismaksu ei ole minimi, yksi euro ehkä alkaa olla
- oman maksunsa saa päättää omantunnon, maksukyvyn, kohtuullisuuden, vierailun keston ym. suhteen
Sähköpostiviesti osallistujille, lähtee LÄHTI JO keskiviikkona
_________________________________________________
HSF15½ alkaa ylihuomenna!
[
Tilillämme ei vielä näy osallistumismaksuasi. Tämä voi johtua seuraavista asioista
- meillä on käytössä vain toukokuun tiliote
- olet lähettänyt tilisiirron viime päivien aikana, eikä tieto vielä näy meillä
- tilisiirtoa ei ole tehty
- viitenumero väärin tai puuttuu, tilisiirto tehty toisella nimellä tms.
Ota meihin yhteyttä, jos epäilet tässä olevan jokin virhe, tai et muista kuinka suurella summalla olit suunnitellut avustavasi tapahtuman järjestämistä tai olitko ruksinut yhteisruokailun vai et.
Helsinki Hacklabin tilinumero:
FI68 1745 3000 1096 05
Tapahtumakohtainen viite:
2015064
]
Ovet aukeavat perjantaina 5.6. Helsinki Hacklabilla kello 17:00 ja varsinainen tapahtuma alkaa kakkutarjoilulla kello 18:00. Yhteisruokailu on läheisessä Thaifood.fi-ravintolassa (Takkatie 7A, portaat ylös) jossa buffet-tajoilu 19:00 alkaen. Samassa tilassa pidetään myös läbien toiminnan esittelyt.
Perjantai-illan läbiesittelyihin toivotaan tiivitä esityksiä. Voitte vaikka esitellä läbinne viimeaikaisia projekteja, kuulumisia ja toimintaa. Tarvittaessa käytössä on projektori ja pieni valkokangas. Esitysmateriaalina olisi hyvä käyttää jotain muuta kuin yhdistyksen blogia, ja esittelyn voi pitää myös ilman esitystekniikkaa.
Lisäohjelmasta toteutuu näillä näkymin paintball (12 ennakkoon kiinnostunutta), vapaa aika varataan aikaväliltä 12:30-14:30. Kysy lisäinfoa rambolta kanavalla #hacklab.fi. Tekniikan museo oli varattu yksityistilaisuutta varten lauantaina, joten tämä vaihtoehto tuskin toteutuu. Heureka-vierailusta kiinnostuneita on tähän mennessä 16 ja frisbeegolfista 11.
Peräkärrysauna on varattu meille viikonlopun ajaksi. Ota pyyhe mukaan.
Hacklab.fi-suunnittelutiimiin osallistumisesta on toistaiseksi ollut kiinnostunut yhteensä 11 henkilöä, jotka edustavat Helsingin, Turun, Mikkelin ja Tampereen läbejä. Tarkoituksena ei ole puhua pelkästään nettisivujen kehittämisestä, vaan yleisesti kaupunkien välisestä yhteistyöstä, paikallisen yhdistyksen pyörittämisen taloudesta, järjestelmistä ja muusta. Aikataulutetaan tämä siten, ettei se ei estä paintballiin tai muuhun ohelmaan osallistumista. Yhteenveto sunnuntaina.
Tapahtuman omat sivut ja info:
http://hsf.hacklab.fi/
Viimeisimmät tiedot ohjelmasta ja hacklab.fi-yhteistyösuunnittelun agendasta:
http://kirjoitusalusta.fi/HSF1512
Helsinki Hacklabin puhelinnumero on:
045 209 2929
(Ilmoittautumislomakkeessa oli virhe, sillä lomake vaati minimissään 16 euron osallistumismaksua. Osallistumisen maksun määrä oli tarkoitus olla vapaavalintainen ilman alarajaa, mutta suositeltu 15-30 euroa. Voit ottaa meihin yhteyttä, jos haluat varmistaa tai tarkentaa antamasi tiedot koskien ilmoittautumismaksua ja yhteisruokailua.)
_________________________________________________
Budjettiluonnos
- 17:56 <suovula> jssmk: 20e kakkubudjettiin, maksan loput itse
- Frisbeegolf maksaa vähintään 40 euroa http://www.frisbeekoulu.fi/node/27
- Saatetaan joutua tilaamaan takseja
- Suurin osa ilmoittautuneista on kertonut maksavansa 20 euroa + buffet
- sauna pyritään kustantamaan kokonaisbudjetista, ei erillisiä maksuja
- Muita kuluja ovat mahdollisesti
- ruokahankinnat ja tarjoilut
- kakkutarjoilun muut kulut (kahvi, tee, kertikset, jokin vaihtoehto kakulle)
- robokisan palkinnot
Tapahtumasta on ilmoitettu
- nettisivuilla
- blogissa
- sähköpostilistalla
- irkissä
- välitetty viesti muille hallituksille (Tre, Tku, Jkl, Pori, Oulu ja Vaasa)
- Tampereen blogissa mainostettu
- Erillinen kutusu Kajaanin Garde-Partylle
- tökitty tamperelaisia ja porilaisia osallistumaan, Jyväskylä näyttää myös nollaa?
Ohjelma
2015.06.05.-07.
! ! ! Ohjelma on julkistettu sivulla http://kirjoitusalusta.fi/HSF1512
Perjantai
- Saapuminen
- Ruoka ja läbiesittelyt
- Tarjousta thairavintolasta? Seisova pöytä koko porukalle?
- ^^ järjestetty
Lauantai
Sunnuntai
- Herääminen
- Siivous
- Poistuminen
Tapahtumaan ilmoittautuminen, ehdot ym. tärkeät yhdessä päätettävät asiat
- Rajoitetaan 40 henkilöön
- Läbi suljettu tapahtumaan osallistumattomilta viikonlopun ajaksi
- sitova ilmoittatuminen, aikaa perua 2 vkoa ennen tapahtuman alkua (rahat takaisin)
- ennakkomaksu, suositus 20 euroa
- ei pysäköintiä rakennuksen taakse, piha pidettävä vapaana autoista
- alkoholi OK järkevissä rajoissa pihan ja olohuoneen puolella
- Ilmoittautumisjärjestys - tehdäänkö samoin kuin Tampere talvella? Etusija kaukaisimmille läbeille? Viikko etuaikaa?
- en usko että tarvetta, suurin osa porukasta kuitenkin pääkaupunkiseudulta, eli yöpymispaikoista ei jää kiinni ja kyllähän labille nyt muuten mahtuu kun levittäytyy
Toimintaa ja järjestettyä ohjelmaa, ideoita:
Kilpuri ehdotti frisbeegolfia (lähellä on myös ihan puisto tätä varten: http://www.tallaajat.org/radat/talin-frisbeegolfpuisto/ - ei ratamaksua!)
Tekniikan museo?
Mennään viereiseen kamppailusaliin urheilemaan?
Heureka olisi helppo valinta
Ilmoittautumislomake - saatava nopeasti liikkeelle
Nimi
Sähköposti
Puhelinnumeron voi myös antaa
Mistä läbistä tulee (voi olla vapaatekstikenttä)
Pääseekö jokaisena päivänä
Paljonko olisi valmis antamaan avustusta tapahtuman kulujen kattamiseksi
Onko kiinnostusta osallistua:
- yhteisruokailuun buffetilla (10 euroa)
- hacklab.fi-suunnittelutiimiin (toivotaan ainakin yksi henkilö jokaisesta osallistuvasta läbistä)
- frisbeegolfiin
- muuta...?
---- tämä tulee blogin sivujen puolelle ----
HSF15½
Ensimmäistä kertaa järjestettävä kesäisempi Hacklab Summit Finland eli HSF15½ pidetään kesäkuun ensimmäisellä viikonlopulla 5.6.-7.6. Helsinki Hacklabin tiloissa Pitäjänmäellä. Tila sijaitsee osoitteessa (automaattinen sisältö), Frisbeekaupan rakennuksen takana. Tapahtuma toimii pitkälti samoin periaattein kuin helmikuussa järjestetty HSF15 Tampereella, ja kutsuttuina ovat nytkin aloittelevien ja toiminnassa olevien Hacklabien jäsenet koko Suomessa. Robottikisan ratakin on sama, mutta kisa pidetään nyt ulkona Hacklabin takapihalla, jossa pihan kaltevuus ja maasto-olosuhteet tuovat lisähaasteensa. Osallistujia pyydetään avustamaan tapahtuman järjestämisessä osallistumismaksulla, suosituksena 15-30 euroa.
Osallistuminen
Liian ahtauden välttämiseksi osallistujamäärä joudutaan rajaamaan 40 henkilöön. Koska talven HSF15-tapahtumaan jätti saapumatta paikalle tapahtumaan ilmoittautuneita henkilöitä ja varasijoja jäi käyttämättä, joudutaan ilmoittautumisjärjestelyissä ottamaan tällä kertaa tiukempi linja. Ilmoittautuminen on sitova, osallistumismaksu pyydetään etukäteen ja rahat takaisin -peruutuksia otetaan vastaan vielä kaksi viikkoa ennen tapahtuman alkua. Huom: Hacklabin tila on suljettu muilta kuin tapahtumaan osallistujilta viikonlopun ajan. Ota yhteyttä irkissä tai puhelimitse, jos haluat neuvotella paikalla käymisestä tapahtuman aikana.
Ilmoittautuminen avataan lähiaikoina. Mukaan mahtuville ilmoitetaan henkilökohtaisesti erikseen.
Perjantai-iltana Hacklab.fi ..
Jokaiselle osallistujalle jaetaan nimikyltti ja Ohjelma joka sisältää osoitteet, kellonajat ja yhteystiedot.
Tarvitaan vastuuhenkilöitä
- tapahtumavastaava
- ilmoittautumiset
- ruokailuvastaava
- robokisa
- excursio
- järjestysmies
--
Ohjelmarunko ilmoitetaan tarkemmin sivulla: http://kirjoitusalusta.fi/HSF1512.
--
--
Paikalle pääseminen
Kimppakyytijärjestelyistä voi neuvotella täällä: http://kirjoitusalusta.fi/hsf15japuoli-kimppakyydit
Takkatien varrella on arki-iltaisin ja viikonloppuisin paljon vapaata maksutonta parkkitilaa, ja lähellä on myös Pitäjänmäen aseman ilmainen 50-paikkainen liityntäpysäköintiparkki. Turun suunnasta lähtevien junien vaihtoasema on Leppävaarassa, josta pääsee Pitäjänmäen tai Mäkkylän asemille lähijunalla. Pitäjänmäen asemalla pysähtyy myös useita paikallisliikenteen bussivuoroja. Huom: tavanomainen pysäköinti läbirakennuksen taakse on viikonlopun aikana kielletty, jotta pihaa voidaan käyttää tapahtuman tarkoituksiin.
Perillä
Ovet aukeavat perjantaina 5.6. Helsinki Hacklabilla kello 17:00 ja varsinainen tapahtuma alkaa kakkutarjoilulla kello 18:00. Yhteisruokailuun siirrytään läheiseen Thaifood.fi-ravintolaan (osoite tähän) jossa buffet-tajoilu 19:00 alkaen. Myös listalta voi tilata. Ruokailun aikana tarjoitus pitää labiesitelmät.
Helsingin läbin tiloissa on käytettävissä jääkaappi, pakastin, mikroaaltouuni, liesi ja uuni, vedenkeitin, kahvinkeitin, satunnaisia ruuanlaittovälineitä, kertakäyttöastioita, WC ja suihku. Pihagrillikin saadaan varmasti järjestettyä. Alkoholi olohuoneen ja pihan puolella on tapahtuman aikana OK, kunhan käyttö pysyy pienissä määrissä. Lähimmät kaupat ovat S-market osoitteessa Takomotie 33 (1,3 km), Pitäjänmäen aseman vieressä on R-kioski, samassa suunnassa (Konalantie 6-8) on Valintatalo (900 m) ja metsän toisella puolella Pajamäessä Siwa (700 m). Lähiravintolamme on vain 200 m päässä sijaitseva thai- ja pizzaravintola osoitteessa Takkatie 7A (portaat ylös), tarvittaessa pizzakuski ajaa myös ovelle. Mukaan tapahtumaan tarvitset villasukat tai sisätossut, nimilapunkin voi ottaa. Koko tapahtuman ajan omat tavarat voi säilöä labille ja kulkulätkiä jaetaan yksi per labi.
Robottikisan säännöt ja ilmoittautuminen ovat kirjoitusalustalla.
Toiveena olisi, että Hacklab.fi-yhteistyötä voitaisiin kehittää kaikille yhdistyksille sopivaan suuntaan pitämällä tapahtuman aikana kiinnostuneiden kesken työryhmä, johon toivotaan muutaman jäsenen edustusta jokaisesta osallistuvasta läbistä. Käsiteltäviä aiheita ja ideoita saa tuoda mukanaan. Kehitettävänä on ainakin nettisivujen sisältö ja ulkoasu.